포터블 오피스 (웹기반 업무시스템)

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조직내 모든 사람들이 Collaboration을 하게 되면, 당연하겠지만 조직의 생산성이 높아지게 될 것입니다. 많은 분들이 알고 계신 부분이고, 또 그렇게 하기 위해 노력을 많이 하고 계실것입니다.

그런데 현실은 이상과는 조금 차이가 있나봅니다.

제가 예전에 다니던 회사에서 사내 발생하는 여러가지 업무를 IT도구들을 이용해서 양성화 하고, 로그를 남기고, 서로 협업 할 수 있는 환경을 만들기 위해 전사적으로 진행하는 기획을 했던 적이 있습니다. 한 일곱가지의 업무 혁신 안을 제안했었고 진행했었는데 결국은 한가지밖에 성공을 못시켰어요. 구글앱스로의 마이그레이션이었습니다. 어차피 사내 메일 시스템을 갈아엎은 상태이니 어쩔수 없었겠지만 참 많이 답답했었지요. 

발생했던 문제 중에서 몇가지 예를 들자면,

우선 시스템을 구축하는 것이 쉽지 않았습니다. 업무 관련된 모든 사항에 대해 알고 있는 사람이 나서서 진두지휘를 해 주었으면 좋겠는데, 그러지 않더군요. 아마도 경력에 누가 될지도 모르는 민감한 사안일테니 저같이 돈키호테 같은 성격이 아니고는 쉽지 않았을 겁니다.

가장 중요한 것은 무엇보다도 조직원들이 참여를 안하더군요. 강력한 리더쉽으로 무조건 써라, 써보고 얘기하자. 이런 분위기가 안되었습니다. 대부분의 조직원들이 지금까지의 틀을 바꾸려 하지 않더군요.(혁신을 위해서는 반드시 강력한 리더쉽이 필요한 대목입니다.)

결국 돈키호테처럼 힘없는 과장 나부랭이 혼자서 이리치고 저리치다가 제풀에 지쳐서 사표까지 내고 나왔더랬습니다. 하하(사실 지금은 나와서 더 잘되었다는 심정입니다. 이 얘긴 다음에 따로 하도록 하겠습니다.)

그래도 협업을 위한 시스템 구축은 반드시 필요한 부분이라는 점은 변함 없을겁니다.

몇가지 배운점이 있다면, 혁신은 위에서 아래로 진행되어야 한다는 점(아래에서 위로는 좀처럼 쉽지 않습니다.), 혁신을 위해서는 무조건 바꾸도록 하는 강력한 리더쉽이 필요하다는 점 정도를 아주 짜릿하게 느꼈지요^^.

하여튼 제 이야기는 그만하고 웹 기반 협업 시스템들에 대해 소개하도록 하겠습니다. 제가 뒷심이 좀 약해요 하하.

이렇게 비즈니스 환경에서 IT의 역할이 중요해지고, 또 IT를 활용한 협업, 소통, 공유의 시스템이 강조되고 있는 이른바 "Business 2.0"이 요즘의 트렌드인 만큼, 적은 비용으로, 쉽게 사용할 수 있고, 구축, 유지보수등의 'IT시스템을 위한 또다른 일'을 할 필요가 없는 웹 기반 협업 시스템을 몇가지 정리해보았습니다.

언제 어디서나 자신의 문서에 접근할 수 있는 시스템, 혹은 멀리 떨어져 있는 직원들끼리의 협업, 소통, 공유를 위한 시스템들입니다. 게다가 대부분 무료 혹은 저가로 사용할수 있습니다.

온라인 그룹 컨퍼런스: Campfire(가입형 웹 기반)

Campfire 는 매우 단순한 인터페이스와 기능을 가진 온라인 그룹 채팅 웹 애플리케이션입니다.

온라인을 통해 회의를 할수도 있고, 중요사안에 대해 급할때 바로바로 실무자간의 의견 조율이 가능한 도구입니다.

프로젝트 팀원들이 아침부터 저녁까지 미리 만들어 둔 회의실('Room')에 항상 접속해 있으면서 실시간으로 의견을 주고 받을 수도 있습니다.

문제가 생길때마다 모두 모아서 회의를 두-세시간씩 진행하는것보다는 일단 효율적일거같다는 느낌이 드는군요.

또는 주간 정기 회의를 캠파이어에서 진행할 수도 있습니다.

또는 지방이나 해외 출장중인 실무자와 긴밀한 의견 조율을 위해 무척 편리하고 간편하게 사용할 수 있으리라 이 열사 믿어 의심치 않습니다. 단순한 기능에 단순한 인터페이스...이제 적절하게 활용할 아이디어만 있으면 만사 오케이입니다요.

일단 무료로 동시 4명채팅에 10M 저장공간을 주는군요. 물론 비용을 지불하면 하는만큼 추가 가능합니다.

단점: 타이핑 실력이 뒷밭침이 되어야 한다는....하하~

E-Mail: G메일(가입형 웹 기반)

GMail에 대한것은 많은 분들이 잘 알고 계실거라고 생각되지만 정리하는 차원에서 제가 생각하는 GMail의 장점들을 한번 적어보겠습니다.

첫번째,
스팸 기능. 정말 스팸을 엄청 많이 걸러주더군요.
다만 스팸이 아닌것도 스팸으로 걸러버리는 강력함 이랄까 아니면 무지막지함?!

두번째,
'폴딩기능' 관련된 메일들을 하나로 묶어서 관리하니까 보기도 쉽고, 찾기도 쉽고.. 참 좋네요.

세번째,
IMAP 지원. IMAP은 음...자세히는 모르지만서도 일단 기존의 POP3방식의 메일 다운로드 기술보다는 발전한 방식이더라는 말씀만 드리고 담에 공부해서 잘 정리해서 좋은 글로 포스팅 한번 하겠습니다.^^

네번째,
자체 도메인 지원,
제 도메인이 gyeol.com 이라면 GMail을 (gu4u@gyeol.com)으로 쓸수 있는거죠. 도메인만 있으면 설정도 쉽고, 또 몇가지 설정만 해 놓으면 무척 요긴하게 사내 그룹웨어로 활용할 수가 있다는 점이 있겠습니다.

다섯번째,
언제나 베타, 계속 발전하기 위해 베타딱지를 떼지 않겠다고 했다죠. 그래서 항상 개발을 하고 있고 그걸 조용히 자동으로 반영해준다는겁니다. 계속 발전하는 프로그램을 별다른 수고 없이 공짜로 쓰는 재미!

그룹 캘린더(일정 공유): 구글 캘린더(가입형 웹 기반)

직원들 함께 회의하기 쉽지 않으시죠? 모이기도 쉽지 않고, 모두가 모일수 있는 회의시간 잡기도 어려우시리라 짐작하고 있습니다.

해결책:
일단 구글캘린더를 무조껀 쓰도록 하는건 어떨까요?
구글캘린더에 빈시간은 실제로 빈 시간이라고. 그리고 그 빈시간에 잡은 회의는 반드시 모이는거죠.
처음엔 많은 반발이 예상됩니다. 아마 회유와 협박까지 당하실지도 모릅니다.

하지만 어느정도 익숙해지고나면 GMail과 긴밀히 연동되어서 무척 요긴하게 사용될 것이라고 장담합니다.

저도 실제로 그렇게 쓰고 있걸랑요.^^

게다가 요즘에는 SMS 기능까지 활성화되어서 일정에 등록하면 해당 참석자들에게 핸드폰 문자 메시지로 바로바로 갑니다. 이게 곧 'SmallBiz SMS 시스템' 이 아닐런지요!

이 외에도 구글 캘린더를 통해 회의 초대 메일, 참석여부, 이메일 일정알림등 많은 기능들을 쉽게쉽게 사용할 수 있습니다.
개인적으로 생각하기에는 마이크로소프트의 협업솔루션인 '아웃룩+익스체인지'보다 효율적이라고 생각합니다.

바로 인터넷만 있으면 업무가 가능한 이동성과 무료(^_____^)라는 점, 유지보수가 필요 없다는 점...등이 가장 큰 특징이자 장점이라 나름 정리해봤습니다.

협업: 구글 문서도구(가입형 웹 기반)

워드, 엑셀, 프리젠테이션 문서등을 작성하거나 사용할때 다른 직원들과 공동 작업을 하거나 공유를 하려 한다면 , Google Docs 가 완벽한 대안이 될 수 있습니다.

결 사무실에서는, 모든 문서 작성 및 보관, 공유, 협업을 위해 구글 문서도구를 이용합니다. 작성한 문서를 쉽게 다른사람과 공유할 수 있고, 같이 거의 채팅 수준으로 동시 작성 할 수 있고, 버전관리까지 되니 저희같이 소규모 회사에서는 이보다 완벽한 오피스 솔루션은 없을듯합니다. 여러가지 활용 팁을 이용해서 정말 풍부하게 온라인 문서환경을 구축할 수 있었습니다.

그리고 GMail과 긴밀하게 연동되니 무척 편합니다.(예를들어 메일로 온 MS워드 문서를 구글 문서도구로 바로 열어서 볼수 있는 기능이 있죠)

공용 문서: MediaWiki(설치형 웹 기반)

오픈소스 백과사전인 Wikipedia 를 잘 알고 계실겁니다,

MediaWiki—Wikipedia의 구축 기반 소프트웨어—는 지식관리를 가능케 합니다.

구글 문서도구가 업무에 긴밀하게 활용 가능한 도구라면, 미디어위키는 회사 기반 문서 또는 지식 관리를 위한 도구입니다.

사내 매뉴얼, 업무 지침, 구축 프로세스, 지식 관리 등 구글 문서도구보다는 좀 더 정형화된 문서를 공유하고 같이 만들어 갈수 있습니다.
PHP와 Mysql을 이용한 설치형 웹 프로그램이지만 PHP/Mysql 설치 환경에 부담을 느끼신다면 BitNami installer 를 사용해서 한방에 설치할 수도 있습니다. 또는 위키 호스팅 서비스를 원하신다면 PBwiki를 확인해보세요.